Welche Zeugnisse bei der Bewerbung?, Leitfaden für Online- und Papierbewerbung

Kurze Einführung: Warum Zeugnisse für die Bewerbung so wichtig sind

Zeugnisse sind Nachweise für erworbene Qualifikationen, und damit ein zentraler Bestandteil jeder Bewerbung. Ob du deine Ausbildung 2025 abgeschlossen hast, nach dem Masterabschluss 2024 den Berufseinstieg planst oder nach drei Jahren Berufserfahrung den ersten Jobwechsel wagst: Die Frage, welche Zeugnisse bei der Bewerbung wirklich zählen, stellt sich in jeder Karrierephase neu.

Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Dokumente in die Bewerbungsmappe zu packen. Personaler verbringen im Schnitt nur wenige Minuten mit einer Bewerbung. Wer den Stapel an Unterlagen unnötig aufbläht, riskiert, dass relevante Leistungen untergehen. Dieser Leitfaden zeigt dir klar, welche Zeugnisse für die Bewerbung in klassischen Papiermappen und bei der Online Bewerbung per E-Mail oder Bewerbungsportal gehören, und welche du getrost weglassen kannst.

Grundlagen: Welche Zeugnisse gibt es überhaupt?

Bevor du deine Bewerbungsunterlagen zusammenstellst, hilft ein Überblick über die gängigen Arten von Zeugnissen und Bescheinigungen:

• Schulzeugnisse: Mittlere Reife, Fachabitur, Abitur, z. B. Abitur 2020 am Gymnasium XY in München. Sie dokumentieren den Schulabschluss und die Noten einzelner Schulfächer.

• Ausbildungszeugnisse: Das Prüfungszeugnis der Industrie und Handelskammer (IHK) oder Handwerkskammer (HWK), das Berufsschulzeugnis sowie das betriebliche Ausbildungszeugnis. Das Ausbildungszeugnis ist für Bewerbungen obligatorisch, wenn eine abgeschlossene Ausbildung vorliegt.

• Hochschulzeugnisse: Bachelorzeugnis, Masterzeugnis, Diplom, Promotionsurkunde und das Transcript of Records. Hochschulzeugnisse sind für Akademiker in der Bewerbung erforderlich.

• Arbeitszeugnisse: Endzeugnis und Zwischenzeugnis. Arbeitnehmer haben nach § 109 GewO bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses einen gesetzlichen Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Qualifizierte Arbeitszeugnisse, die Leistungen und Verhalten bewerten, sind dabei am wichtigsten.

• Praktikumszeugnisse: Von Schülerpraktika über Pflichtpraktika im Studium bis zu freiwilligen Praktika. Nachweise über Praktika sind für Berufseinsteiger essenziell.

• Zertifikate und Bescheinigungen: Etwa ein SAP-Kurs 2023, ein Sprachzertifikat B2 Englisch 2022 oder ein Projektmanagement-Zertifikat 2021. Zertifikate über Weiterbildungen können die Bewerbung stärken.

Welche Zeugnisse gehören in die Bewerbung? (Schnellüberblick nach Lebenssituation)

Die Auswahl der richtigen Zeugnisse hängt vor allem von deiner Position in der Laufbahn ab. Bewerber sollten maximal fünf relevante Zeugnisse auswählen, Qualität der Zeugnisunterlagen ist wichtiger als eine große Anzahl. Hier die konkreten Empfehlungen:

Schüler (Bewerbung um Ausbildungsplatz 2026):

• Muss: Schulabschlusszeugnis oder letztes verfügbares Halbjahreszeugnis

• Sollte: Praktikumszeugnisse, falls vorhanden

• Kann weggelassen werden: Grundschulzeugnisse, nicht relevante Kurse

Azubi kurz vor Abschluss oder frisch ausgelernt:

• Muss: Kammerzeugnis / Prüfungszeugnis, betriebliches Ausbildungszeugnis

• Sollte: Abschlusszeugnis der Schule, relevante Nebenjob-Nachweise

Studierende und Absolventen (0, 3 Jahre Erfahrung):

• Muss: Hochschulzeugnis oder aktueller Notenspiegel, Praktikumszeugnisse

• Sollte: Arbeitszeugnisse von Werkstudentenjobs, relevante Zertifikate

• Kann weggelassen werden: Schulzeugnisse (außer Abschlusszeugnis bei fehlender Erfahrung)

Berufserfahrene (3, 10 Jahre):

• Muss: Die letzten 2, 3 Arbeitszeugnisse, höchster Bildungsabschluss

• Sollte: Wichtige Zertifikate und Weiterbildungen

• Kann weggelassen werden: Schulzeugnisse, weit zurückliegende Praktika

Senior-Profile (ab ca. 50 Jahre):

• Muss: Letzte 2, 3 Arbeitszeugnisse, höchster Abschluss

• Kann weggelassen werden: Zeugnisse älter als 20 Jahre, Schul- oder Ausbildungszeugnissen ohne Bezug zur Stelle

Reicht das letzte Arbeitszeugnis allein? Klare Empfehlung: Das aktuelle oder letzte Arbeitszeugnis hat die höchste Priorität, aber Arbeitszeugnisse sollten auf die drei aktuellsten beschränkt werden, um ein rundes Bild deiner Karriere zu zeigen.

Schulzeugnisse in der Bewerbung: Wann sind sie noch relevant?

Schulzeugnisse sind besonders wichtig für Berufsanfänger, die noch keine andere Erfahrung oder Qualifikationsnachweise vorweisen können. Schulzeugnisse sind wichtig für Bewerber ohne Berufserfahrung, sie zeigen Grundkompetenzen und Kenntnisse, die sonst nirgends belegt sind.

Konkret heißt das: Schüler und Schulabgänger legen die letzten zwei Schulzeugnisse bei, etwa das Halbjahreszeugnis der 10. Klasse 2024/25 und das Abschlusszeugnis 2025. Bei einer Bewerbung für eine Ausbildung 2026 gehört immer das Abschlusszeugnis oder das letzte verfügbare Jahreszeugnis in die Unterlagen.

Sobald du eine abgeschlossene Berufsausbildung oder einen Studienabschluss hast und mindestens drei Jahre im Berufsleben stehst, kannst du Schulzeugnisse in der Regel weglassen. Ausnahme: Ein sehr gutes Abitur, etwa Abi 1,3 mit Leistungskursen in Mathematik und Physik, kann bei Traineeprogrammen oder einem dualen Studium noch einen Unterschied machen.

Ausbildungs- und Hochschulzeugnisse: Basisnachweise für deine Qualifikation

Diese Dokumente belegen deinen höchsten formalen Bildungsabschluss und sind damit zentrale Qualifikationsnachweise in jeder Bewerbung.

Das Ausbildungszeugnis, bestehend aus Kammerzeugnis, Berufsschulzeugnis und betrieblichem Zeugnis, sollte immer beigefügt werden, wenn die Ausbildung (z. B. 2019, 2022) für die Stelle relevant ist. Gleiches gilt für den Studienabschluss: Das Diplom-, Bachelor- oder Masterzeugnis sollte immer beigefügt werden.

Studierende ohne Abschluss legen eine aktuelle Notenübersicht (Transcript of Records, Stand SS 2026) bei und nennen das voraussichtliche Abschlussdatum. Bei einem konsekutiven Studium, etwa Bachelor 2021 und Master 2023, reicht in der Regel das Masterzeugnis, das Bachelorzeugnis muss nicht zwingend dabei sein, wenn der höhere Abschluss alle wesentlichen Informationen enthält.

Arbeitszeugnisse: Welche und wie viele in die Bewerbung?

Im Laufe der Karriere werden Arbeitszeugnisse zu den wichtigsten Dokumenten deiner Bewerbung. Sie zeigen Personalverantwortliche, was du in welchem Verhältnis zum Arbeitgeber geleistet hast.

Die Empfehlung: Arbeitszeugnisse sollten die drei aktuellsten sein, z. B. 2020, 2023 bei Firma A und 2023, 2026 bei Firma B. Sehr alte Zeugnisse, etwa von einem Aushilfsjob 2012, bringen in der Regel keinen Mehrwert und können weggelassen werden.

Läuft dein aktueller Job noch und liegt kein Endzeugnis vor, ist ein Zwischenzeugnis sinnvoll. Es dokumentiert deine Leistungen und dein Verhalten bis zum aktuellen Zeitpunkt.

Vorsicht bei Lücken: Fehlt ein Arbeitszeugnis ohne erkennbaren Grund, kann das Misstrauen wecken. Erkläre solche Lücken im Anschreiben kurz und sachlich oder bereite dich darauf vor, sie im Gespräch anzusprechen.

Praktikumszeugnisse, Bescheinigungen und Zertifikate gezielt auswählen

Praktikumszeugnisse und Zertifikate sind vor allem am Anfang der Laufbahn oder beim Quereinstieg wichtig. Ein IT-Praktikum 2024 bei einer Softwarefirma hat Gewicht bei einer IT-Bewerbung 2026, ein Schülerpraktikum von 2015 dagegen nicht mehr.

Bei Zertifikaten gilt: Qualität vor Quantität. Lieber drei bis fünf gut passende, aktuelle Nachweise als 15 veraltete Kursteilnahmen von 2010. Konkrete Beispiele, die überzeugen: Google Analytics Zertifikat 2025, Telc C1 Deutsch 2023, Scrum Master Zertifikat 2024. Relevante Zertifikate und Weiterbildungen sollten eingereicht werden, wenn sie direkte Kompetenzen für die Stelle belegen.

Hobby-Kurse wie ein Töpferkurs 2018 oder belanglose Teilnahme-Bescheinigungen haben in der Bewerbung nichts verloren. Sie blähen den Stapel auf, ohne deine Karriere zu stützen.

Wie viele Zeugnisse bei Online-Bewerbung und klassischer Mappe?

Personalverantwortliche bevorzugen einen Gesamtumfang von 10 bis 20 Seiten, inklusive Lebenslauf, Anschreiben, ggf. Deckblatt und Motivationsschreiben. Wähle maximal fünf relevante Zeugnisse für die Bewerbung aus: höchster Abschluss, zwei bis drei Arbeitszeugnisse, ein bis zwei wichtige Zertifikate.

Für die Online Bewerbung gilt: Für E-Mail-Bewerbungen sind alle Unterlagen in einer PDF-Datei zusammenzufassen. Gesamtgröße maximal 3, 5 MB. In vielen Portalen großer Unternehmen oder öffentlicher Arbeitgeber ist die Zahl und Größe der Anhänge technisch begrenzt, weniger ist hier mehr.

Bei der klassischen Bewerbungsmappe: Kopien in DIN A4, einseitig, keine Originale. Halte den Umfang kompakt, damit die Mappe nicht aufquillt. Ein CV, ein Anschreiben, ein Foto und die wichtigsten Zeugnisse, das reicht in der Regel aus.

Reihenfolge und Struktur: Wo kommen die Zeugnisse in der Bewerbung hin?

Eine klare Reihenfolge entlastet den Personaler und wirkt professionell. Zeugnisse sollten in antichronologischer Reihenfolge angeordnet werden, das aktuellste Zeugnis kommt an den Anfang der Bewerbung.

Empfohlene Reihenfolge im PDF Dokument:

1. Arbeitszeugnisse (neuestes zuerst, z. B. 2026, 2023, 2020)

2. Ausbildungs- oder Hochschulzeugnisse

3. Schulzeugnisse (falls relevant)

4. Zertifikate und Referenzen

Ist der Abschluss besonders entscheidend, etwa ein Staatsexamen Lehramt 2024, setzt du akademische Zeugnisse direkt vor die Arbeitszeugnisse. Die Reihenfolge im Lebenslauf sollte mit der Reihenfolge der Zeugnisse harmonieren. Ein optionales Anlagenverzeichnis mit exakt derselben Struktur erleichtert die Orientierung zusätzlich.

Online-Bewerbung: Zeugnisse richtig einscannen und als PDF versenden

Verwende gut lesbare Scans oder PDFs in der Bewerbung. Schritt für Schritt:

• Scan-Qualität: 150, 300 dpi, Graustufen oder Farbe, keine schiefen oder abgeschnittenen Ränder

• Alle Zeugnisse in der Bewerbung zu einem PDF zusammenführen, z. B. per kostenloser Software

• Dateiname klar benennen: „Anhänge_Zeugnisse_Max-Mustermann_2026.pdf”

• Dateigröße auf maximal 5 MB begrenzen, ggf. mit PDF-Komprimierung arbeiten

Keine Handyfotos, keine Screenshots aus Online-Portalen, das wirkt unseriös und mindert die Qualität deiner Bewerbungsunterlagen.

Müssen Zeugnisse beglaubigt sein, und was ist mit schlechten Zeugnissen?

Zeugnisse müssen in der Regel nicht beglaubigt sein. Private Arbeitgeber akzeptieren einfache Kopien oder Scans. Öffentliche Arbeitgeber verlangen oft amtlich beglaubigte Zeugnisse, etwa Behörden, Universitäten oder kirchliche Einrichtungen. Beglaubigte Kopien kosten zwischen fünf und zehn Euro pro Dokument. Kopien von Zeugnissen können beim Notar beglaubigt werden. Schulzeugnisse können bei der jeweiligen Schule beglaubigt werden, Hochschulzeugnisse bei der Universität, und auch das Bürgeramt bietet diese Möglichkeit.

Zum Thema schlechte Noten: Ein schlechtes Zeugnis sollte nicht weggelassen werden. Fehlen geforderte Nachweise, weckt das mehr Misstrauen als eine schwächere Note. Aus welchem Grund auch immer, Berufswechsel, Krankheit, Umstrukturierung im Unternehmen, erkläre schwächere Leistungen aktiv und ehrlich, statt sie zu verstecken. Das zeigt Souveränität und gibt dir die Möglichkeit, deine Seite der Geschichte darzustellen.

Spezialfälle: Bewerbung ohne vollständige Zeugnisse, im Ausland oder nach langer Berufspause

Nicht jede Biografie ist lückenlos dokumentiert. Hier konkrete Tipps für besondere Situationen:

• Fehlende Zeugnisse: Fordere frühzeitig beim alten Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis an. Bei laufendem Fall beantrage ein Zwischenzeugnis, darauf besteht auch eine Art Pflicht des Arbeitgebers bei berechtigtem Interesse.

• Verlust von Zeugnissen (z. B. durch Umzug 2022, Wasserschaden 2023): Duplikate bei Schule, IHK oder Hochschule anfordern.

• Bewerbung im Ausland: In Ländern wie UK, USA oder Spanien werden Zeugnisse oft erst auf Anfrage eingereicht. Sende nur auf Nachfrage komplette Scans.

• Bewerbung nach langer Pause (z. B. fünf Jahre Familienphase bis 2024): Lege den Fokus auf die letzten Arbeitszeugnisse und aktuelle Fort- und Weiterbildungen. Zeugnisse älter als zehn Jahre ohne direkten Bezug zur Stelle können entfallen.

Bei Unsicherheit solltest du beim Unternehmen nachfragen, welche Zeugnisse gewünscht sind, das zeigt Engagement und spart allen Beteiligten Zeit.

Checkliste: Diese Zeugnisse dürfen in deiner Bewerbung nicht fehlen

Gehe diese Liste durch, bevor du deine Bewerbung abschickst:

Schüler und Auszubildende:

• Schulabschlusszeugnis (z. B. Realschulabschluss 2025)

• Praktikumszeugnis (z. B. Praktikum Autohaus XY, 2024)

• Ggf. Ausbildungszeugnissen der Berufsschule

Studierende und Absolventen:

• Hochschulzeugnis (z. B. Bachelorzeugnis BWL, Hochschule XY, Abschluss 2023)

• Transcript of Records (bei laufendem Studium)

• Praktikumszeugnisse und relevante Zertifikate

Berufseinsteiger und Berufserfahrene ab 5 Jahren:

• Letzte 2, 3 Arbeitszeugnisse (z. B. Arbeitszeugnis Firma ABC, 2020, 2024)

• Höchster Bildungsabschluss

• Relevante Weiterbildungen und Informationen zu speziellen Kenntnissen

Bewerber 50+:

• Letzte 2, 3 Arbeitszeugnisse

• Höchster Abschluss, nur wenn für die Stelle gefordert

• Aktuelle Zertifikate zu Themen wie Digitalisierung oder Führung

Nicht relevante Zeugnisse lässt du bewusst weg, weitere Dokumente kannst du bei Bedarf im Vorstellungsgespräch nachreichen. Passe die Auswahl der Zeugnisse in der Bewerbung immer an die konkrete Stellenanzeige an. Denn am Ende überzeugt nicht die Hand voll Papier, sondern die kluge Auswahl, die zeigt: Du weißt genau, worauf es bei dieser Stelle ankommt.

Dieser Artikel wurde mit Blogie erstellt.