Wann Arbeitszeugnis anfordern? Rechte, Fristen und konkrete Schritte

Ein Arbeitszeugnis ist ein wichtiges Dokument für die berufliche Zukunft, und trotzdem wird es von vielen Beschäftigten viel zu spät oder gar nicht angefordert. Dieser Artikel zeigt dir Schritt für Schritt, wann du dein Arbeitszeugnis anfordern solltest, welche Rechte du hast und wie du typische Fehler vermeidest.

Kurze Antwort: Wann solltest du dein Arbeitszeugnis anfordern?

Die wichtigste Regel vorweg: Ein Arbeitszeugnis sollte direkt beim Ausspruch der Kündigung angefordert werden, egal ob du selbst kündigst oder dein Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis beendet. Warten schadet, frühzeitig und schriftlich anfordern schützt.

Die entscheidenden Zeitpunkte im Überblick:

• Direkt nach Zugang der Kündigung, egal ob Arbeitgeber- oder Eigenkündigung

• Spätestens 2, 3 Wochen vor dem letzten Arbeitstag, damit genug Zeit für die Ausstellung bleibt

• Bei längeren Anstellungen zusätzlich ein Zwischenzeugnis einholen, etwa bei einem Vorgesetztenwechsel oder bevorstehender Umstrukturierung

Jeder Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dieser Anspruch erlischt nicht automatisch, kann aber durch arbeitsvertragliche Ausschlussfristen, häufig 3 oder 6 Monate, deutlich eingeschränkt werden. Die gesetzliche Verjährung nach dem BGB beträgt in der Regel drei Jahre.

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, das neben der Tätigkeit auch Leistungen und Verhalten bewertet, ist im deutschen Berufsleben Standard. Es ist ratsam, das Zeugnis zeitnah anzufordern, insbesondere nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Rechtlicher Anspruch: Wer bekommt wann ein Arbeitszeugnis?

Im deutschen Arbeitsrecht hat grundsätzlich jeder Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses einen gesetzlich verankerten Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Das gilt für Vollzeit- und Teilzeitkräfte, Minijobber, befristet Beschäftigte, Werkstudenten und unter bestimmten Voraussetzungen auch für Praktikanten.

Die zentralen Rechtsgrundlagen:

• § 109 GewO (Gewerbeordnung): Zentrale Norm für den Zeugnisanspruch. Arbeitnehmer haben Anspruch auf ein Arbeitszeugnis gemäß § 109 GewO, wahlweise als einfaches oder qualifiziertes Zeugnis.

• § 16 BBiG (Berufsbildungsgesetz): Regelt den Zeugnisanspruch für Auszubildende. Hier muss der Arbeitgeber sogar ohne ausdrückliche Aufforderung ein Zeugnis bei Ende des Berufsausbildungsverhältnisses erteilen.

• Richterrecht des BAG: Für den Anspruch auf ein Zwischenzeugnis existiert keine ausdrückliche gesetzliche Grundlage, er wird durch die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts aus den Nebenpflichten abgeleitet.

Sondergruppen im Überblick:

• Leiharbeitnehmer: Der Zeugnisanspruch richtet sich gegen den Verleiher, nicht gegen den Einsatzbetrieb. Zusätzlich empfiehlt es sich, vom Einsatzbetrieb eine Tätigkeitsbescheinigung zu erbitten.

• Auszubildende: Das Zeugnis muss auch bei Abbruch oder Nichtbestehen der Prüfung ausgestellt werden.

• Praktikanten: Der Anspruch hängt von Dauer und Art des Praktikums ab. Bei einem Pflichtpraktikum oder einem berufsorientierenden Praktikum greift § 16 BBiG.

Selbstständige und freie Mitarbeiter haben dagegen keinen arbeitsrechtlichen Zeugnisanspruch. Für sie kommen Referenzschreiben oder Projektbestätigungen als Beleg in Frage.

Die Wahl zwischen einfachem und qualifiziertem Zeugnis liegt beim Arbeitnehmer. Arbeitnehmer können ein qualifiziertes Arbeitszeugnis verlangen, auch nach kurzer Beschäftigungsdauer.

Zeitpunkt: Wann genau entsteht der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Der Anspruch auf das Endzeugnis entsteht mit der rechtlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses, also mit dem Ablauf der Kündigungsfrist, dem Ende einer Befristung oder dem im Aufhebungsvertrag vereinbarten Datum. Ein Arbeitszeugnis ist sinnvoll bei einem regulären Jobwechsel oder Ende einer Befristung.

Typische Konstellationen:

• Ordentliche Kündigung durch den Arbeitgeber: Der Anspruch entsteht ab Zugang der Kündigung, fällig wird er mit dem Ende der Kündigungsfrist. Die Anforderung sollte aber deutlich früher erfolgen.

• Eigenkündigung: Gleicher Anspruch, keine Schlechterstellung gegenüber einer Arbeitgeberkündigung.

• Fristlose Kündigung: Auch hier bleibt der Anspruch bestehen, selbst bei verhaltensbedingter Kündigung hat der Mitarbeiter das Recht auf ein Zeugnis.

Das Arbeitszeugnis ist eine sogenannte Holschuld: Der Arbeitgeber muss es erstellen, aber der Arbeitnehmer muss es abholen oder die Zusendung per Post bzw. Scan vereinbaren. Gerade im Homeoffice-Zeitalter ist es praktisch, frühzeitig zu klären, auf welchem Weg das Dokument übermittelt wird.

Ein Arbeitszeugnis muss innerhalb einer angemessenen Frist ausgestellt werden. In der Praxis gelten 2, 4 Wochen nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses als üblich. Bei Unternehmen mit eigener HR-Abteilung geht es oft schneller, bei Kleinbetrieben kann es etwas länger dauern, aber keinesfalls mehrere Monate.

Der Arbeitgeber gerät erst nach ausdrücklicher Aufforderung und gegebenenfalls Mahnung in Verzug. Ab diesem Zeitpunkt kann auch ein Schadenersatzanspruch entstehen.

Zwischenzeugnis: Wann vorzeitig ein Zeugnis verlangen?

Arbeitnehmer haben auch während des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein Zwischenzeugnis, allerdings nicht voraussetzungslos. Es gibt kein ausdrückliches Gesetz dafür, aber die Rechtsprechung erkennt den Anspruch als Nebenpflicht des Arbeitgebers an, sofern ein berechtigtes Interesse vorliegt. Ein Zwischenzeugnis kann bei einem triftigen Grund während des Arbeitsverhältnisses verlangt werden.

Typische berechtigte Gründe:

• Angekündigter oder erwarteter Vorgesetztenwechsel, ein Zwischenzeugnis könnte bei einem Vorgesetztenwechsel besonders hilfreich sein, da der neue Vorgesetzte die bisherige Arbeit möglicherweise nicht einschätzen kann

• Interner Abteilungswechsel oder Versetzung

• Bevorstehende Elternzeit, längere Krankheit oder Sabbatical

• Betriebsübergang, Fusion oder Umstrukturierung

• Geplante externe Bewerbung oder anstehende Gehaltsverhandlung

Ein Zwischenzeugnis dient der Dokumentation der bisherigen Tätigkeit und Leistungen. Form und Aufbau entsprechen dem qualifizierten Endzeugnis, mit derselben Notensystematik und den Grundsätzen von Zeugniswahrheit und Wohlwollenspflicht. Ein Zwischenzeugnis kann jederzeit bei berechtigtem Interesse angefordert werden.

Ein wesentlicher Vorteil: Das Zwischenzeugnis entfaltet eine Bindungswirkung. Der Arbeitgeber ist an eine dort erteilte gute Beurteilung grundsätzlich gebunden, sofern sich Leistungen und Verhalten nicht wesentlich verschlechtert haben. Damit sicherst du deine Arbeitsweise und deine Qualifikationen für die Zukunft ab.

Konkrete Empfehlung: Fordere ein Zwischenzeugnis spätestens dann ein, wenn sich klar abzeichnet, dass sich Strukturen oder Vorgesetzte innerhalb der nächsten Monate ändern.

Fristen, Verjährung und Ausschlussklauseln: Wie lange kann man ein Arbeitszeugnis anfordern?

Im Gesetz gibt es keine konkrete Ausstellungsfrist wie etwa „14 Tage”. Es existieren aber klare Regelungen für die Geltendmachung und die Verjährung des Anspruchs.

Verjährung nach § 195 BGB:

• Die reguläre Verjährungsfrist beträgt drei Jahre

• Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete

• Beispiel: Ende des Arbeitsverhältnisses am 30.06.2023 → Verjährungsbeginn am 31.12.2023 → Ablauf am 31.12.2026

• Arbeitnehmer können ein Arbeitszeugnis bis zu drei Jahre nach Beendigung anfordern

• Der Anspruch auf Berichtigung eines Arbeitszeugnisses verjährt ebenfalls nach drei Jahren

Arbeits- und tarifvertragliche Ausschlussfristen:

• In vielen Arbeitsverträgen gelten kürzere Ausschlussfristen von sechs Wochen oder drei Monaten zur schriftlichen Geltendmachung aller Ansprüche

• Diese Fristen können auch den Zeugnisanspruch erfassen

• Prüfe unbedingt deinen Arbeitsvertrag und gegebenenfalls den geltenden Tarifvertrag auf solche Klauseln

Darüber hinaus kennt die Rechtsprechung das Prinzip der Verwirkung: Wer sein Recht über lange Zeit nicht geltend macht und beim Arbeitgeber den Eindruck erweckt, kein Zeugnis mehr zu wollen, riskiert den Verlust des Anspruchs. In der Praxis haben Gerichte eine Verwirkung bereits nach 10, 15 Monaten bejaht.

Tipp: Fordere dein Zeugnis spätestens innerhalb der ersten Wochen nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses schriftlich an und notiere dir alle relevanten Fristen im Kalender.

Einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis: Was solltest du anfordern?

§ 109 GewO unterscheidet zwei Zeugnisarten, und die Wahl liegt beim Arbeitnehmer.

Einfaches Arbeitszeugnis:

• Enthält nur Angaben zu Art und Dauer der Beschäftigung sowie gegebenenfalls eine kurze Tätigkeitsbeschreibung

• Keine Leistungsbeurteilung, keine Bewertung des Verhaltens

• Hat den Charakter einer Bescheinigung und dient vor allem als Nachweis der Beschäftigung

• Geeignet bei Aushilfstätigkeiten ohne Bezug zum Karriereweg

Qualifiziertes Arbeitszeugnis:

• Enthält zusätzlich eine Bewertung der Arbeitsleistung (Qualität, Tempo, Fachwissen) und des Verhaltens gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden

• Im deutschen Arbeitsmarkt Standard für jede Bewerbung ab wenigen Wochen Beschäftigungsdauer

• Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis bewertet zusätzlich die Leistungen und das Verhalten

• Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis kann nach kurzer Beschäftigungsdauer verlangt werden, allerdings kann der Arbeitgeber ein qualifiziertes Zeugnis bei sehr kurzer Dauer im Einzelfall verweigern, wenn eine fundierte Beurteilung nicht möglich ist

In der Praxis solltest du fast immer ein qualifiziertes Arbeitszeugnis verlangen. Der Verzicht darauf kann von Personalern negativ gedeutet werden. Typische Formulierungen wie „stets zur vollsten Zufriedenheit” oder „zur vollen Zufriedenheit” transportieren dabei unterschiedliche Notenstufen, die jeder Personaler kennt.

Praxis: Wie forderst du dein Arbeitszeugnis korrekt an?

Ein Arbeitszeugnis muss schriftlich angefordert werden. In der Praxis reicht eine E-Mail meist aus; bei absehbaren Konflikten empfiehlt sich zusätzlich ein Brief per Einwurf-Einschreiben. Der Antrag auf ein Arbeitszeugnis sollte rechtzeitig gestellt werden.

Checkliste für die Anforderung:

• Adressiert an den direkten Vorgesetzten und/oder die Personalabteilung

• Klare Benennung des Beschäftigungszeitraums (z. B. „01.04.2020 bis 30.09.2024″)

• Ausdrückliche Bitte um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis

• Optional: Bitte um Ausstellung bis zu einem bestimmten Datum, etwa bis zur letzten Arbeitswoche

• Höfliche, sachliche Formulierung ohne drohenden Ton

Muster-Formulierung:

„Hiermit bitte ich Sie höflich um die Erteilung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses für meine Tätigkeit als [Position] in der Zeit vom [Datum] bis [Datum]. Ich würde mich freuen, wenn die Ausstellung bis zum [Datum] erfolgen könnte.”

Gerade in kleinen Unternehmen ohne HR-Abteilung kann es sinnvoll sein, einen eigenen Zeugnisentwurf vorzubereiten. Viele Arbeitgeber übernehmen solche Vorlagen dankbar, weil ihnen schlicht die Erfahrung mit Zeugnisformulierungen fehlt.

Eine weitere Empfehlung: Verbinde die Anforderung mit einem kurzen Abschlussgespräch. So lassen sich Erwartungen an die Bewertung offen besprechen und spätere Unstimmigkeiten vermeiden.

Typische Fehler beim Zeitpunkt der Anforderung, und wie du sie vermeidest

Das häufigste Problem ist nicht, dass kein Anspruch besteht, sondern dass Arbeitnehmer zu spät, unklar oder gar nicht anfordern. Die Konsequenzen können gravierend sein.

Die häufigsten Fehler:

• Abwarten, „bis der Arbeitgeber von selbst das Zeugnis schickt”, das passiert in der Regel nicht, denn die Anforderung ist eine Holschuld

• Anforderung erst Monate oder Jahre nach dem Ausscheiden, wenn Unterlagen und Erinnerungen fehlen

• Verlassen auf mündliche Zusagen ohne schriftliche Dokumentation

• Kein Hinweis, dass ein qualifiziertes Arbeitszeugnis gewünscht ist, der Arbeitgeber stellt dann nur ein einfaches aus

Konkrete Beispiele:

• Austritt zum 31.03.2024, Anforderung erst im Herbst 2025: Der Arbeitgeber kann sich auf Erinnerungslücken berufen. Das Arbeitszeugnisses fällt oft deutlich knapper aus, weil sich niemand mehr an Details erinnert.

• Befristeter Vertrag bis 30.09.2024, Anforderung erst nach Ablauf einer arbeitsvertraglichen Ausschlussfrist von 3 Monaten: Der Anspruch ist womöglich verfallen.

Präventive Tipps:

• Trag dir den Termin zur Zeugnisanforderung direkt nach Zugang der Kündigung in den Kalender ein

• Sichere alle relevanten Unterlagen vor dem Ausscheiden, Arbeitsvertrag, Leistungsnachweise, Zielvereinbarungen, Feedbacks. Diese dienen als Beleg und als Grundlage für einen eigenen Zeugnisentwurf

• Handle sofort: Ein zu spätes Anfordern erschwert auch die Durchsetzung von Korrekturen, weil Gerichte eine Verwirkung eher bejahen

Wenn der Arbeitgeber nicht oder verspätet reagiert: Mahnung, Klage, Schadenersatz

Bevor rechtliche Schritte sinnvoll sind, muss der Arbeitgeber zunächst in Verzug gesetzt werden. Ein Arbeitszeugnis sollte innerhalb von zwei bis sechs Wochen ausgestellt werden, bleibt die Seite des Arbeitgebers untätig, solltest du systematisch vorgehen.

Praktisches Vorgehen bei Verzögerung:

1. Freundliche Erinnerung nach ca. 2, 3 Wochen ohne Reaktion, per E-Mail oder Brief

2. Förmliche Mahnung mit klarer Frist (z. B. 14 Tage) und Hinweis auf mögliche rechtliche Schritte

3. Dokumentation aller Mails, Briefe und Telefonate sorgfältig aufbewahren

Arbeitsgerichtliche Möglichkeiten:

• Leistungsklage auf Erteilung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses, wenn der Arbeitgeber seiner Pflicht nicht nachkommt

• Berichtigungsklage, wenn das Zeugnis formell oder inhaltlich fehlerhaft ist

• Zur Beweislast: Eine durchschnittliche Note (befriedigend, „zur vollen Zufriedenheit”) gilt als Ausgangspunkt. Wer davon abweichen will, in beide Richtungen, muss dies belegen

Schadenersatz:

Theoretisch kann ein Verdienstausfall wegen verspätetem oder fehlendem Zeugnis geltend gemacht werden. In der Praxis sind die Anforderungen allerdings hoch: Du müsstest nachweisen, dass ein konkretes Stellenangebot nur wegen des fehlenden Zeugnisses nicht zustande kam.

Bei angespannten Trennungen, schlechten Bewertungen oder komplexen Ausschlussklauseln ist die Unterstützung durch einen Rechtsanwalt für Arbeitsrecht sinnvoll. Frühzeitig eingeholter Rechtsrat kann die Durchsetzung erheblich erleichtern und Problemen vorbeugen.

Inhalt und Form: Was du beim angeforderten Arbeitszeugnis prüfen solltest

Der optimale Zeitpunkt allein reicht nicht, das Ergebnis muss formal korrekt und inhaltlich fair sein. Jeder Arbeitnehmer sollte sein Zeugnis nach Erhalt kritisch prüfen.

Formale Anforderungen:

• Schriftlich auf Firmenbriefbogen mit Datum

• Eigenhändige Unterschrift eines ranghohen Vertreters, der Arbeitgeber muss das Arbeitszeugnis persönlich unterschreiben (Geschäftsführer, Personalleitung oder direkter Vorgesetzter)

• Keine handschriftlichen Ergänzungen, Stempel oder sichtbare Korrekturen

• Datum möglichst nahe am Austrittsdatum; bei Berichtigungen wird auf den ursprünglichen Ausstellungstag rückdatiert

Inhaltliche Checkliste:

• Vollständige Angaben zu Person, Position und Dauer der Beschäftigung

• Aussagekräftige Tätigkeitsbeschreibung mit Schlüsselaufgaben und Verantwortungsbereichen

• Klare Bewertung von Arbeitsleistung und Verhalten, keine auffälligen Lücken oder Auslassungen

• Ein Arbeitszeugnis muss wahrheitsgemäß und wohlwollend formuliert sein, ohne versteckte Geheimcodes

• Die Qualität der Formulierungen sollte dem Niveau der Arbeit entsprechen

Prüfe dein Zeugnis innerhalb weniger Tage nach Erhalt. Lass es bei Fragen von Fachleuten gegenlesen und formuliere Änderungswünsche zeitnah und konkret. Einen gesetzlichen Anspruch auf eine bestimmte Schlussformel (Dank und Zukunftswünsche) gibt es nicht, aber negative oder strafende Formulierungen sind unzulässig.

Fazit: So planst du dein Arbeitszeugnis strategisch

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis besteht für nahezu alle Arbeitnehmer in Deutschland, bei allen Arbeitsverhältnissen, von der Ausbildung bis zur Führungsposition. Optimal ist eine frühzeitige, schriftliche Anforderung. Vor allem ein zusätzliches Zwischenzeugnis bei wichtigen Veränderungen sichert deine berufliche Historie zuverlässig ab.

Deine Merkliste auf einen Blick:

Punkt	Empfehlung
Zeitpunkt	Direkt nach Kündigung bzw. spätestens vor dem letzten Arbeitstag
Art	In der Regel qualifiziertes Arbeitszeugnis wählen
Form	Klare, schriftliche Bitte mit Datumsangaben und Frist
Kontrolle	Inhalt und Noten-Codes prüfen, bei Bedarf Berichtigung verlangen
Sicherheit	Fristen im Kalender notieren, Ausschlussfristen im Vertrag prüfen

Das Wichtigste zum Schluss: Aktives Management deiner Zeugnisse ist ein zentraler Baustein der Karriereplanung. Unsicherheit über deine Rechte ist kein Grund, auf ein gutes Zeugnis zu verzichten. Nutze die Informationen in diesem Artikel, handle frühzeitig, und sichere dir das Zeugnis, das deine Arbeit verdient.